گاوصندوق یکی از وسایلی است که دیگر در هر اداره و سازمانی می‌توان آن را شناسایی کرد با این که قابلیت‌هایی که برای گاوصندوق وجود داشته است به شدت تغییر کرده است با این حال میزان کارایی و امنیت بیشتری برای گاوصندوق ایجاد شده است.
در این صورت است که به کار بردن گاوصندوق در سال‌های اخیر نیز افزایش زیادی پیدا کرده است. در یک اداره تجهیزاتی که به کار برده می‌شود دارای اهمیت هستند بنابراین یکی از لوازمی که لزوم آن در اداره و یا سازمان بسیار اهمیت دارد گاوصندوق است که یکی از ملزوماتی است که باید در هر سازمان و اداره‌ای وجود داشته باشد، زیرا سازمان و اداره‌ها سند‌ها و برگه‌های ارزشمندی را در خود حفظ می‌کنند.
بنابراین وجود وسیله‌ای که بتوان از اسناد و مدارک به راحتی نگهداری کرد بسیار مشهود است در نتیجه این که گاوصندوق برای این مواظبت از اسناد سازمان گزینه مناسبی خواهد بود.
مزیتی که در گاوصندوق‌ها مشترک است
یکی از مزیت‌هایی که در گاوصندوق مشترک است میزان مقاومت آن‌ها است که در برابر آتش سوزی از خود نشان می‌دهند. بنابراین اگر ساده‌ترین گاوصندوق را نیز در نظر داشت باید این نکته را مورد بررسی قرار داد که گاوصندوق در برابر آتش مقاوم است و ضرری به اسناد و مدارک وارد نمی‌شود.
بنابراین محتویاتی که در گاوصندوق قرار داده شده است میزان امنیت کافی را در برابر هر حادثه‌ای می‌تواند داشته باشد.
آزمایشات لازم بر روی گاوصندوق
زمانی که گاوصندوق ضد آتش ساخته می‌شود قبل از این که وارد بازار شود ابتدا آزمایشات لازم بر روی آن صورت می‌گیرد. در این صورت است که میزان استاندارد بودن گاوصندوق نمایان می‌شود اگر گاوصندوق از آزمایشاتی که بر روی آن انجام می‌شود بدون مشکل بیرون بیاید به راحتی می‌توان این گاوصندوق را وارد بازار کرد، البته بیشتر گاوصندوق‌هایی که در بازار وجود دارند ابتدا مورد آزمایش قرار داده شده‌اند که این آزمایشگاه‌ها بیشتر به صورت خصوصی و از جانب تولید کننده ایجاد می‌شود.
آزمایش‌هایی در خط مونتاژ نیز صورت می‌گیرد تا بتوان تشخیص داد رده بندی‌هایی که برای گاوصندوق در نظر گرفته شده است در طی این آزمایشات مورد بررسی قرار داده می‌شود و اگر با رده بندی‌هایی که خط تولید در نظر دارد مطابقت داشته باشد برای مرحله بعد آماده‌سازی خواهد شد.
برچسب‌های موجود در گاوصندوق
برای انتخاب گاوصندوق که بتوان از آن بهترین استفاده را برد باید به برچسب‌هایی که بر روی آن قرار داده شده است دقت کرد، برخی از این برچسب‌ها میزان مقاومت و درجه حرارتی را که برای گاوصندوق می‌تواند وجود داشته باشد بیان می‌کند.
برخی از برچسب‌ها نیز تنها به عنوان یک مجوز بر روی گاوصندوق قرار داده می‌شوند این برچسب‌ها نشان دهنده موفقیت آمیز بودن آزمایشاتی است که بر روی گاوصندوق انجام شده است.
ساختار گاوصندوق‌های قدیمی‌تر
گاوصندوق‌هایی که در دسته گاوصندوق‌های اولیه قرار داشتند ساختار آن‌ها از ترکیب سیمان و آب و همین طور میزان رطوبتی که از این ترکیب به دست می‌آمد، برای عایق گاوصندوق استفاده می‌شده است.
آب آزاد شده در گاوصندوق باعث می‌شود که فضای داخلی گاوصندوق دارای رطوبت شود در این زمان بود که این رطوبت ایجاد شده باعث می‌شد که گاوصندوق دچار زنگ زدگی شود و شفافیت خود را از دست دهد.
یکی از روش‌های دیگری که برای این کار انجام شد استفاده از آب‌های کریستالی بود که باعث می‌شد عایق بهتری را در برابر حرارت ایجاد کند، بنابراین از میزان زنگ زدگی گاوصندوق دیگر خبری نبود. بنابراین عایق کریستالی در زمانی که میزان حرارت زیادی را به خود ببیند باعث می‌شود که ذوب شود در این حالت است که این بلور‌ها به آب تبدیل می‌شوند و بخار حاصل از آب باعث می‌شود که فضای داخلی گاوصندوق خنک‌تر بماند و در نتیجه حرارت به داخل گاوصندوق نفوذ نکند.
جلوگیری از منفجر شدن گاوصندوق
یکی از نکاتی که در رابطه با گاوصندوق باید در نظر داشت میزان حرارت‌هایی است که امکان دارد در یک آتش سوزی امکان دارد بیشتر شود در این شرایط است که هیدروژنی که در گاوصندوق تولید می‌شود در اثر افزایش حرارت به صورت ناگهانی باعث می‌شود که گاوصندوق منفجر شود.
برای جلوگیری از این انفجار برای گاوصندوق‌هایی که به شکل مدرن تولید شده‌اند تمهیداتی اندیشیده شده است که باعث می‌شود از تجمع بیش از اندازه هیدروژن در داخل گاوصندوق جلوگیری به عمل آورد.
روش‌های ایمن‌سازی گاوصندوق دیگر مانند گذشته نیست و روش‌های ایمن‌سازی به شدت تغییر کرده است در گاوصندوق‌های قدیمی حرارت و گرما به راحتی به داخل گاوصندوق نفوذ می‌کرد در نتیجه این که میزان از بین رفتن گاوصندوق در حرارت بسیار زیاد بود با این حال با پیشرفت‌های زیادی که برای تولید گاوصندوق ایجاد شده است.
می‌توان گفت که زمانی که گاوصندوق در حرارت بسیار زیادی قرار می‌گیرد و همچنین مدت زمان قرار گرفتن آن نیز بسیار زیاد است، بنابراین حرارت به راحتی در گاوصندوق نفوذ نمی‌کند و دهانه‌هایی که بین درب گاوصندوق و قفل آن قرار داده شده است از استحکام بسیار بالا در برابر حرارت برخوردار است بنابراین به راحتی در برابر حرارت از خود مقاومت نشان می‌دهد.
استفاده از گاوصندوق به وسیله چند نفر
یکی از نکاتی که در رابطه با گاوصندوق‌هایی که در سازمان‌ها اداره می‌شود به این صورت است که امکان دارد که از یک گاوصندوق چند نفر باید استفاده کنند.
در این زمان هر فردی می‌تواند برای امنیت بیشتر کلید مجزایی برای خود داشته باشد بنابراین به جای استفاده از رمز‌های متعدد می‌توان به راحتی از کلید بهره برد. گاهی اوقات برخی از کلید‌ها را می‌توان غیرفعال کرد در این صورت می‌توان با چرخش کلید وسط گاوصندوق این کار را انجام داد به راحتی می‌توان قفلی را که از کلید برای باز کردن آن استفاده می‌شده است را غیرفعال کرد تا دیگر کسی نتواند با به کار بردن کلید به راحتی وارد گاوصندوق شود و از محتویات آن بهره ببرد این روش بیشتر برای سازمان‌هایی که میزان به کارگیری گاوصندوق بسیار زیاد است کاربرد دارد.
بنابراین علم روز باعث شده است که پیش بینی‌های زیادی را برای امنیت مدارک و اسناد ارزشمند با استفاده از گاوصندوق را ایجاد کند حتی انفجار‌هایی که از یک بمب اتمی ایجاد می‌شود را نیز بر روی برخی از گاوصندوق‌ها اجرایی نموده‌اند که این مطلب باعث می‌شود میزان ایمنی و ارزش گاوصندوق را به شکل موثری بالا ببرد.
