دستگاه حضور و غیاب
از مهمترین ابزارهای کمک مدیریتی برای مدیریت بهینه منابع انسانی، سیستم کنترل تردد یا همان دستگاه ثبت تردد است. نظارت دقیق و مدیریت ورود و خروج پرسنل به منظور ارزیابی عملکرد آنها در بهینه سازی و کاهش هزینهها از اهمیت بسزایی برخوردار است. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به منظور خروجی گرفتن داده ها برای استفاده در سیستم حقوق و دستمزد از دیگر دلایل ضرورت خرید دستگاه ساعت زنی است. شاید در نگاه اول خرید این سیستم به نوعی تحمیل هزینه بوده اما به تدریج و در طول زمان با کاهش هزینهها و بهبود عملکرد پرسنل نه تنها هزینه خرید جبران خواهد شد، بلکه منافع زیادی را به همراه خواهد داشت.
امکانات دستگاه حضور و غیاب
با توجه به نوع تکنولوژی انواع دستگاه ساعت زنی(تشخیص چهره، اثر انگشت، عنبیه یا کارت) امکانات و قابلیتهای مختلفی را ارائه میکند. در برخی از دستگاهها به طور همزمان چندین روش احراز هویت و برخی تنها یک روش احراز هویت را پشتیبانی میکنند. در برخی از نمونهها علاوه بر ثبت و مدیریت زمان ورود و خروج، امکان تعیین دمای بدن، تشخیص چهره با ماسک و یا تعیین سطح دسترسی به قسمت های مختلف با استفاده از ماژول اکسس کنترل وجود دارد.
مهمترین معیارها برای انتخاب دستگاه حضور و غیاب
الگوریتم شناسایی
در حال حاضر تنوع بینظیری از دستگاه های حضور و غیاب در بازار این محصولات وجود دارد که این تنوع از لحاظ شیوه احراز هویت افراد یا همان مکانیزم ثبت تردد توسط سیستم می باشد.
در واقع این الگوریتم شناسایی محصول می باشد که عامل بوجود آورنده وجه تمایز دستگاه ها می باشد، در حال حاضر ثبت تردد با استفاده از الگوریتم های شناسایی از جمله کد، تکنولوژی بیومتریک و گاهی نیز به صورت ترکیبی انجام می پذیرد. اما ذکر این نکته حائز اهمیت می باشد که اولین و مهمترین معیار برای انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب، مکانی می باشد که قرار است دستگاه در آن مکان مورد استفاده قرار گیرد.
کنترل و ثبت تردد در دستگاه های حضور و غیاب به سه شیوه کلی زیر صورت می پذیرد:
1. ثبت تردد با استفاده از تکنولوژی بیومتریک ( تشخیص چهره، اثر انگشت و….)
2. ثبت تردد با کد
3. ثبت تردد به صورت ترکیبی از دو تکنولوژی فوق
اولین و مهمترین معیاری که باید در حین انتخب و خرید دستگاه حضور و غیاب به آن توجه داشته باشید، مکان مورد استفاده دستگاه می باشد. در واقع می خواهیم به این نکته اشاره کنیم که نمی توان برای مکان های مختلف از یک نسخه استفاده کرد و باید موارد مختلفی را در انتخاب دستگاه مد نظر گرفت.
پیش از خرید به این نکته توجه داشته باشید که آیا تنها یک روش احراز هویت برای مجموعه شما کافی می باشد؟ به طور مثال آیا تنها استفاده از روش اسکن اثر انگشت پاسخگوی نیاز شما است یا نیاز به استفاده از سایر شیوه های احراز هویت مانند الگوی چهره، عنبیه و غیره می باشد. در بسیاری از سازمان ها به دلایل مختلف نیاز به استفاده از دستگاه هایی با چندین روش احراز هویت می باشد.
دستگاه حضور و غیاب مناسب برای ادارات
یکی دیگر از محیط هایی که استفاده از دستگاه ساعت زنی یا همان دستگاه های حضور و غیاب در آنها با استقبال خوبی مواجه شده است، ادارات می باشند. یکی از مهمترین ویژگی ادارات داشتن ساعات ورود و خروج مشخص و شیفت کاری ثابت می باشد.
بنابراین در این محیط ها استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی و تشخیص چهره بهترین گزینه ها می باشد که با یک نرم افزار حضور و غیاب ساده همراه دستگاه می تواند کنترل و نظارت دقیقی بر تردد پرسنل و در نتیجه محاسبه راحتر حقوق و دستمزد پرسنل و کاهش هزینه ها داشته باشد.
البته ذکر این نکته خالی از لطف نمی باشد که با تعداد دستگاه حضور و غیاب باید متناسب با تعداد پرسنل مجموعه در نظر گرفته شود تا سرعت ثبت اطلاعات بالا رفته، در غیر این صورت با توجه به اینکه الگوریتم شناسایی بیومتریک نیاز به زمانی در حدود یک ثانیه دارد، ممکن است منجر به تشکیل صف های طولانی برای ثبت تردد شود.
روش تخلیه یا ارتباط با دستگاه
نقش اصلی دستگاه حضور و غیاب در سامانه اتوماسیون تردد، ثبت تردد ها می باشد که به منظور انجام عملیات های محاسباتی و تنظیم حقوق و دستمزد نیاز به انتقال اطلاعات بر روی نرم افزار حضور و غیاب می باشد.
بنابراین شما باید متناسب با محیط کاری خود دستگاهی با شیوه ارتباطی یا تخلیه اطلاعات انتخاب نمائید. از جمله شیوه های تخلیه اطلاعات می توان به استفاده از پورت USB، کابل شبکه و WIFI اشاره کرد. در برخی از نمونه ها تنها روش تخلیه اطلاعاتی کابل شبکه و پورت یو اس بی می باشد و برخی از نمونه ها علاوه بر دو روش فوق از قابلیت اتصال WIFI برای تخلیه اطلاعات بهرمند هستند.
سرعت دستگاه و سایر تجهیزات جانبی
سرعت دستگاه حضور غیاب می تواند به حافظه دستگاه و نوع پردازنده مورد استفاده در دستگاه بستگی دارد. بنابراین در صورت نیاز به دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه بزرگ، حتما به مشخصات پردازنده دستگاه توجه داشته باشید تا با مشکل مواجه نشوید. زیرا در یک مجموعه بزرگ که تعداد بالایی از پرسنل دارد، ضعیف بودن پردازنده می تواند موجب اختلال در تردد پرسنل و ایجاد صف های طولانی شود که در واقع هدر رفت زمان مفید کاری می شود.
از دیگر عواملی که در حین خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه داشته باشید، دارا بودن باتری جانبی یا ساپورت باتری جانبی می باشد، این گزینه یکی از موارد مهم می باشد تا در صورت قطع برق، امکان استفاده از دستگاه همچنان وجود داشته باشد. اما یکی از مواردی که در حین خرید می توانید به آن توجه داشته باشید، قابلیت استفاده از دستگاه به عنوان اکسس کنترل یا همان دستگاه کنترل تردد می باشد.
محل نصب دستگاه
یکی از مواردی که در حین خرید دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه داشت، محل مورد نظر برای نصب دستگاه می باشد. شاید بسیاری از افراد به این مورد اهمیت چندانی نمی دهند، اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که محل نصب دستگاه بخصوص برای دستگاه های تشخیص چهره از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد.
همچنین نصب دستگاه حضور و غیاب تشخص چهره در مکان هایی که دارای نور کم باشد نیز در صورت نداشتن دوربین مادون قرمز می تواند عملیات تشخیص چهره را با مشکل مواجه سازد. بنابراین پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب نیاز به تعیین محل مناسبی برای نصب دستگاه می باشد. یکی از مواردی که باید در محل مناسب برای نصب به آن توجه کرد، نصب در محلی می باشد که برخی از تردد ها چند باره ثبت نشوند تا در محاسبات شما را با مشکل مواجه نسازد.
