دفتر فنی در ابتدای شروع کار
کار دفتر فنی در بخش کارفرما، مشاور و پیمانکار از همان اول کار آغاز می شود.بخش کارفرمای دفتر فنی ابتدا باید برآوردی از هزینه انجام کار، مقدار هر فعالیت در کار و مدت اجرای کار ارائه دهد.کارفرما می تواند بخشی از این وظایف را به مشاور بسپارد، بعد از اینکه کارفرما و مشاور برآورد را انجام دادند، از پیمانکاران برای حضور در مناقصه دعوت می کنند. دفتر فنی پیمانکار باید برآوردی که دفتر فنی مشاور یا کارفرما انجام داده را بررسی کند.این مرحله یکی از مهم ترین مراحل است؛ چرا که اشتباه کوچکی می تواند خسارت های جبران ناپذیری به شرکت وارد کند.دفتر فنی با توجه به آنالیز اطلاعات مناقصه از جمله قیمت، زمان و حجم کار و با تکیه بر توان اجرایی، مالی و ماشین آلاتی که در اختیار دارد، نظر خود را برای شرکت در این مناقصه اعلام می کند و قیمت پیشنهادی خود را می گوید.
دفتر فنی در حین اجرای کار
بعد از این که پیمانکار توانست مناقصه را برنده شود، دفتر فنی پیمانکار وارد مرحله عملی انجام پروژه شده و در این بخش کارهای متعددی را انجام می دهد.یکی از مهم ترین کارها در این مرحله مستندسازی پروژه و تهیه گزارش ها در بخش پیمانکار و بررسی آن ها در بخش مشاور و کارفرما است.این مرحله نیاز به دقت و نظم بالایی دارد.
دفتر فنی در مرحله تحویل پروژه
در این مرحله دفتر فنی شرح وظایف خاصی دارد و باید کارهای مهمی انجام دهد.برای مثال دفتر فنی پیمانکار باید صورت وضعیت های قطعی را تهیه و تنظیم کرده و تحویل مشاور یا کارفرما دهد.در این مرحله همانند مراحل قبلی مهارت هایی از جمله گزارش نویسی، تسلط به موافقت نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان، تسلط به بحث تعارضات و دعاوی، متره و برآورد نیاز هستند.