یکی از تفاوت های دستگاه فتوکپی و پرینتر در این است که دستگاه فتوکپی از یک سند فیزیکی بدون اتصال به شبکه کامپیوتری کپی‌های تکراری می‌سازد. از سوی دیگر، یک چاپگر به کاربر اجازه می‌دهد تا اسنادی را از یک شبکه کامپیوتری ارسال کند تا روی دستگاه چاپ شود.
بیشتر چاپگرها دارای عملکرد کپی فیزیکی هستند و چاپگرهای چندکاره دارای قابلیت‌های اضافی متعددی هستند که در زیر به آنها اشاره خواهیم کرد. برای تعیین اینکه آیا دستگاه فتوکپی یا چاپگر برای سازمان شما بهترین است، هر یک از ملاحظات زیر را عمیق‌تر بررسی کنید.
- هر کدام عملکردهای متفاوتی را انجام می‌دهد
- دستگاه‌های کپی کمی سریع‌تر از چاپگرها هستند
- هر دو می‌توانند کاربر پسند باشند
- چاپگرها همه کاره تر هستند
- هزینه مصارفی پرینترها بیشتر از دستگاه های فتوکپی است
- دستگاه های کپی به طور کلی فضای بیشتری را اشغال می‌کنند
دستگاه های کپی کمی سریع‌تر از چاپگرها هستند
گاهی اوقات دستگاه های فتوکپی سریع‌تر از یک پرینتر چند کاره و سایر پرینترها چاپ می‌کنند، اگرچه به سختی متوجه تفاوت با چاپ‌های کوتاه مدت در این نوع تجهیزات اداری خواهید شد.
اگر هزار نسخه از یک سند تهیه می‌کنید، دستگاه کپی ممکن است دستگاه چند منظوره را از نظر سرعت دور کند، اما برای اکثر افرادی که هنگام چاپ به تعداد کمی نسخه یا حتی دوجین نسخه نیاز دارند، تفاوت زمانی ناچیز است.
هر دو می‌توانند کاربر پسند باشند
هنگامی که برای اولین بار منتشر شدند، برخی از چاپگرهای چندکاره دست و پا گیر بودند و هنگام جابه‌جایی بین حالت‌های مختلف استفاده از آنها دشوار بود. در طول سال‌ها، MFPها بسیار بصری تر شده‌اند.
دستگاه های فتوکپی دارای دکمه‌ها و تنظیمات مختلفی هستند که می‌توانند هر کپی ساده را به یک کار دلهره‌آور تبدیل کنند.
چاپگرهای چند کاره مدرن با شما کار می‌کنند، نه علیه شما، و با در نظر گرفتن تجربه کاربر ساخته شده‌اند. یک کپی را می‌توان با فشار دادن یک دکمه ایجاد کرد.
چاپگرها همه کاره تر هستند
به دلیل تنوع وظایفی که یک پرینتر چند کاره می‌تواند انجام دهد، باعث شده تا مردم به طور فزاینده‌ای از دستگاه های فتوکپی استاندارد دور شده‌اند که این یکی از موارد مهم در مقایسه و تفاوت آنها است.
بسیاری از کارمندان اداری برای اسکن اسناد چاپ شده و ایمیل کردن آنها به صندوق پستی خود به MFPها متکی هستند تا نسخه‌های PDF دیجیتال را برای نگهداری در پرونده داشته باشند.
دستگاه های کپی برای کارهای پرینت طولانی و سنگین که در آن تعداد زیادی کپی در یک زمان مورد نیاز است، مناسب‌ترند.
با این حال، امروزه یافتن دستگاهی که واقعاً فقط کپی می‌کند، نه پرینت، اسکن، ایمیل و غیره، بسیار دشوار است. با حرکت به سمت اسناد دیجیتال، ابتکارات سبز و تلاش‌ها برای به حداقل رساندن استفاده از کاغذ (و هزینه‌های مرتبط)، چاپگر چند منظوره در حال تبدیل شدن به یک هنجار است.
دستگاه های کپی معمولاً بزرگ‌تر هستند
مانند بسیاری از فناوری‌های رایج، دستگاه‌های چند منظوره با افزایش استفاده از آنها، از نظر اندازه کوچک شده‌اند. در حالی که دستگاه کپی معمولاً به عنوان یک دستگاه حجیم در نظر گرفته می‌شود و به اتاق خود نیاز دارد (از این رو عبارت “اتاق کپی” گفته می‌شود)، چاپگرهای لیزری چند کاره گاهی به اندازه کافی کوچک هستند که روی میزها قرار می‌گیرند و به اندازه کافی سبک هستند که یک نفر بتواند آنها را جابه‌جا کند.